Tanıtım ve Görünürlük Politikası

Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı (WALD)

Tanıtım ve Görünürlük Politikası

 

01.   Giriş:

01.01.Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı (WALD), demokrasi ve insan haklarının yerleşip yaşamasını sağlayacak temel kurumların demokratik yerel yönetimler olduğu düşüncesinden hareketle, yerel yönetimlerin temel aldığı ilkelerin yeniden gözden geçirilmesi, sürekli olarak tartışılması ve geliştirilmesi gereğinden yola çıkarak 1993 yılında kurulmuş kamu yararına çalışan bir sivil toplum kuruluşudur. 

01.02.Bu politika metni, Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı (WALD) tarafından geliştirilecek kurumsal tanıtım ve görünürlük anlayışını, bu anlayışın çerçevesini oluşturan kaynaklar ve sınırlarını; karar yetkilerini, yürütücüleri ve tüm çalışan ile üyelerin sorumluluk çerçevesini, tanıtım ve görünürlük çalışmalarının genel hedeflerini anlatır.

01.03.WALD tanıtım çalışmalarında; güvenilirliğin ve kalitenin korunmasını, geliştirilmesini, kurumun her türlü iletişim aracıyla kendini doğru ifade etmesini ve kurum tarafından uygun bir iletişim stratejisinin yürütülmesini hedefler.

 

02.   Kapsam:

02.01.WALD Tanıtım ve Görünürlük Politikası tüm WALD personelinin (mütevelli heyet, yönetim kurulu, denetim kurulu, tam zamanlı ve part-time çalışanlar, proje personelleri, stajyerler ve gönüllüler), işbirlikçi kurumların ve hizmet satın alınan kurum ve kişilerin uyması gereken kuralları içerir.

02.02.Fon veren kuruluşlar ile yapılan ortak proje temelli tanıtım ve görünürlük çerçevesi “Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı (WALD) Tanıtım ve Görünürlük Politikası” üzerinden belirlenir.

02.03.WALD Tanıtım ve Görünürlük Politikası, WALD’ın diğer politika dokümanlarının ve uygulama kılavuzlarının ayrılmaz bir parçasıdır ve diğer politika metinleri ile etkileşim içinde birbirini destekler ve güçlendirir.

 

03.   Tanımlar:

03.01. Tanıtım: WALD’ın kamu kurumları, ulusal ve uluslararası sivil toplum kuruluşları, ulusal ve uluslararası çalışma ağları, yararlanıcılar, paydaşlar, diğer sektörler, potansiyel gönüllüler ve bütün çalışma ekibi nezdinde bilinirliğinin arttırılması için atılan her adım, tanıtımdır. Görsel ve yazılı tüm materyallerin yanı sıra tüm organizasyonlar, toplantılar, sosyal uyum etkinlikleri, basın ile ilişkiler ve basılı materyaller de tanıtım kapsamına girer.

03.02. Tanıtım stratejisi: WALD’ın çalışmaları, hedefleri ve ileriye dönük planlamaları doğrultusunda oluşturulan kurumsal kimliğini duyurmak için hazırlanacak uygulama yaklaşımı ve planı, tanıtım stratejisi olarak tanımlanır.

03.03. Görünürlük: WALD’ın proje içi ve proje dışı tüm uygulamalarının yaygın olarak bilinirliğinin artırılması için atılan tüm adımlar görünürlük çalışmalarıdır. Görünürlük çalışmaları tanıtım stratejisi ile uyumlu olmalıdır. Aynı zamanda görünürlüğün artırılması adına ilgili kurumlarla ilişkilerin kurulması, güçlendirilmesi ve çeşitlendirilmesi de bu kapsamda değerlendirilecektir.

03.04. Görünürlük materyalleri: Bu kapsamda hazırlanan tüm yayın, duyuru, basın açıklaması, ilan, dijital yayın, görsel ve işitsel araçlar ve bunlarla sunulan çıktılar, görünürlük materyalleri olarak adlandırılır. Kurumsal kimliği temsil eden logo, antetli kâğıt, kartvizit, dijital etiket, pano, tabela, flama, pankart, broşür, giyim ürünleri, yazı-renk-malzeme konseptleri vb. de görünürlük materyalleri içerisinde yer almaktadır. Bu materyallerin kullanım şekli WALD Kurumsal Kimlik çalışmasında yer almaktadır.

03.05. Logo: WALD’ın Logosu yuvarlak bir şekilden oluşmaktadır. Bu şeklin içerisindeki ilk hatta vakfın adı “Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı” olarak yer almaktadır. Logonun ortasında vakfın İngilizce adının kısaltması olan “WALD” ibaresi logoyu alt ve üst kısımlara bölecek şekilde yer almaktadır. Logo, vakfın kurumsal renkleri olan siyah ve sarıyı yansıtır ve üst kısmında yerel yönetimlere vurgu yapan sarı zemin üzerine siyah bina motiflerini, alt kısımda da çalışma alanının uluslararası bir boyut taşıdığını ifade eden sarı zemin üzerine üç siyah boylam ve bir siyah enlem figürlerini taşır. Logo oranı ve kurumsal renkler hiçbir amaca yönelik değiştirilemez. WALD tarafından finanse, organize edilen ve yürütülen tüm faaliyetleri markalayan temel unsur WALD logosudur. WALD logosu şu şekildedir:  

01.01.Web sayfası: WALD’ın kurumsal kimliğinin oluşturulması, desteklenmesi ve yansıtılması ile birlikte vakfın çalışmalarının tanıtılması amacıyla kullanılan dijital sitedir. Adresi “wald.org.tr”dir. Web sitesinin güncellenmesi durumunda “wald” ibaresi sabit kalmakla birlikte web sitesi uzantısında düzenlemeler yapılabilir.

01.02. Sosyal Medya Hesapları: WALD sosyal medya hesapları; mevcut olan twitter hesabı dışında vakfımızın kurumsal kimliği desteklemek ve çalışmaların tanıtılması adına açılacak Facebook, Instagram ve LinkedIn adreslerinden oluşur. Sayfa ve profil isimleri aynı şekilde vakfımızın adı ve kurumsal kimliğini uygun bir biçimde seçilmelidir.

01.03. WALD çalışanları sözleşmeleri yapıldıktan sonra WALD çalışmalarının görünürlüğü için kendilerinin de yer aldığı görsel ve işitsel materyallerin kullanılmasını onaylar.

02.   Tanıtım ve Görünürlük Politikalarının Odakları

·         Açıklık ve esneklik: Açık, yapıcı ve problem çözme odaklı iletişim yaklaşımı, Vakfın kuruluş amaçları doğrultusunda ortak bir anlayışa ulaşmaya yardımcı olur ve uygulanmasına katılan çeşitli kuruluşlar arasında bir ağ oluşturulmasına yardımcı olur.

·         Tutarlılık ve ifade açıklığı: Vakıf tarafından yürütülen projelerin tüm taraflara net bir şekilde gösterilmesini sağlar.

·         Güncel bilgi ve eşit iletişim: Hem sözleşme makamı hem yararlanıcılar hem de uygulayıcılar ve halk için program ve proje hakkında güncel bilgi sağlanmasını gerektirir.

·         Deneyim ve know-how alışverişi: Deneyim alışverişinde bulunmak önemlidir, çünkü program ve projeler başarı hikayelerine ve 'en iyi uygulamaya' ihtiyaç duyar, ayrıca sorunların nasıl önlenebileceği ve çözülebileceği konusunda sürekli bilgi paylaşımı gerekir.

·         Tanıtım faaliyetleri: Projelerin faaliyetlerinin ve somut çıktılarının tanıtılması, sadece proje tarafları ve paydaşlara değil aynı zamanda halka da daha yakın olmanızı sağlar.

 

03.   Tanıtım ve Görünürlük Politikalarının Hedefleri

·        WALD'ın projelerini farkında olmayan kurum ve kuruluşlar ile vatandaşlara tanıtmak.
·        Vakfın amaçlarını gerçekleştirmeyi hedefleyen sosyal içeriği güçlü ve etkili projelerin önemini vurgulamak; kalitesini artırmak.
·        Herkes için daha iyi yaşam koşullarının ve daha fazla istihdamın sağlanması için projeler geliştirmek.
·        Program ve projelerin uygulanmasında koşulsuz şeffaflığın temin edilmesi.
·        İlgili tüm taraflar / kurumlar / yetkili makamlar arasında etkin bir iç iletişimi sağlamak.
·        Belirlenen hedefler için tam, zamanında, sorumlu ve etkili bilgi sağlamak.
·        Potansiyel diğer ortaklar için bilinmesi gereken tüm bilgileri mevcut hale getirmek.
·        Projelerin uygulanmasıyla elde edilen sonuçların görünürlüğünü ve çoğalmasını sağlamak.
·        Programın kesişen konularıyla ilgili bilgileri paylaşmak ve bilinç geliştirmek.

 

04.   Görev ve Sorumluluklar:

04.01. Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı (WALD) Tanıtım ve Görünürlük Politikası vakfın Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak güvenceye alınır.

04.02. Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı (WALD) Tanıtım ve Görünürlük Politikasının uygulaması vakfın iletişim çalışmalarını yürüten ekibin sorumluluğundadır.

04.03. Çalışma ekibine katılan personel, gönüllü, stajyer, danışman vb. ekip üyelerinin politika metni hakkında bilgilendirilmesi ve onay alınması Akademi Direktörü ve İdari ve Mali İşler Sorumlusunun görevidir.

04.04. Tanıtım ve görünürlük uygulamaları hakkında bilgilendirmelerin yapılması, proje ekiplerinin uygulama sürecine etkin bir biçimde dâhil edilmesi ve oryantasyonu iletişim ekibinin sorumluluğundadır. Tanıtım ve görünürlük çalışmalarının uygulanması ve takip edilmesi adına iletişim ekibi bu süreçte Proje Koordinatörleri, Takım Liderleri ve projelerin (varsa) iletişim çalışanları ile işbirliği yapar.

04.05. WALD ekibinin her üyesi ve işbirliği yapılan uzman, kişi ve kuruluşlar bu politikaya uyacağını kabul ederek çalışmalarda yer alabilir. Bu politika metnine uymamak kurumsal prensip ve politikaların ihlali anlamına gelir. Çalışma ve/veya işbirliği sözleşmesindeki politika ihlalleri için tanımlanan önlemler alınır.

 

05.   İşbirliği Yapılan Kurum ve Kuruluşlar:

05.01. WALD Tanıtım ve Görünürlük Politikası, ortak çalışmalarda, bağışçılar, ortaklar, hizmet sağlayıcılar ile paylaşılır. WALD ile ilgili bilgilerin ve çalışmaların yayımlanmasında WALD Tanıtım ve Görünürlük Politikasına uygunluk beklenir.

05.02. Fon sağlayıcı kurum ve kuruluşlar ile yürütülen çalışmalarda ve ortaklıklarda iki kuruluşun görünürlük politikaları ortak bir biçimde göz önünde bulundurularak uygulanır.

 

06.   Politika ve Prosedürler:

06.01. WALD Tanıtım ve Görünürlük Politikası, WALD’ın politika dokümanlarının ayrılmaz bir parçasıdır.

06.02. İşbu politikanın çerçevesi;

·         Kurumsal tanıtım stratejisi,

·         WALD Sosyal Koruma Politikası,

·         WALD Kurumsal Bilgi ve Belge Dokümanların Gizliliği Politikası,

·         Bağışçılarla ilgili vakıf tarafından yapılan düzenlemeler,

·         WALD Toplumsal Cinsiyet Eşitliği Politikası,

·         6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Korunması Kanunu tarafından belirlenir.

 

06.03. Şiddet ve ayrımcılık içeren söylemlerden kaçınılması, rekabetçi ve çatışmacı üsluptan uzak durulması ve çözüm odaklı yaklaşıma dair esaslar, WALD Tanıtım ve Görünürlük Politikası’nın da temel esaslarındandır.

06.04. Tanıtım stratejisi genel bir çerçeve olup, projelerde proje hedefleri ile ilişkili özel stratejiler oluşturulabilir. Ancak bu stratejiler genel strateji ile çelişemez.

06.05. Tanıtım stratejisi iletişim ekibi tarafından tasarlanarak Yönetim Kurulu onayına sunulur.

06.06. WALD tanıtım stratejisi kurumsal perspektiflere ve hedeflere uygun yıllık ve/veya periyodik olarak geliştirilebilir. Ancak çevre dinamiklerdeki ya da hedeflerdeki değişikliklerde yeniden tasarlanır. Tanıtım stratejisi tüm WALD ekibi tarafından bilinir olmalıdır, bu konuda iletişim ekibi Tanıtım ve Görünürlük Politikasına ilişkin bilgilerin yaygınlaştırılmasını sağlar.

06.07. Projelerin iletişim sorumluları doğrudan tanıtım ve görünürlük ekibinin üyesi kabul edilir ve çalışma planını bu kapsamda yapar. Projelerin iletişim sorumluları, görünürlük ve tanıtım ekibi yöneticisine bağlıdır. Projelerin iletişim sorumluları, görünürlük, tanıtım hedefleri üzerinden proje koordinatörü ile iletişimi sürdürür. Her proje ekibi tanıtım ve görünürlüğe yönelik proje adımlarında (kampanya, duyuru, broşür vb.) tanıtım ve görünürlük ekibi ile işbirliği yaparak ilerlemelidir.

06.08. WALD içi ve dışında düzenlenen etkinliklerde; görünürlük materyalleri kullanılır, materyaller iletişim ekibi ile işbirliğinde ya da sadece iletişim ekibi tarafından hazırlanır. Ayrıca materyallerin geliştirilmesinde gizlilik politikası çerçevesinde uzman kişi ya da kurumlardan destek alınabilir.

06.09. Web sitesi, basılı yayın, materyaller ve dijital yayınlarda görünürlük stratejisi ile uyumlu materyaller oluşturulur.

06.10. Web sitesi üzerinden iletişim ekibinin koordinasyonunda periyodik düzenlemeler yapılır.

06.11. “Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı (WALD)” imzası ile yayınlanan tüm basın bildirisi, basın açıklaması, bülten veya yıllık rapor önsözü, kurumsal sunum vb. materyaller de yönetim kurulunun onayı alınarak yaygınlaştırılır.

06.12. Proje esaslı geliştirilen materyallerde; örneğin tematik sunumlar, araştırma raporları, tematik strateji dokümanlarında WALD görünürlük esasları uygulanır ve üretim sürecine katılan herkesin adı “katkı yapanlar” olarak ve uzmanlıkları belirtilerek yer alır.

06.13. WALD’ın logosu kurumun her türlü basılı, yazılı metninde ve üretilen tanıtım araçlarında kullanılır. Logo; tanıtım ve görünürlük ekibinden ya da dijital kitaplıktan baskıya uygun olarak temin edilir.

06.14. Proje içi ve dışı çalışmalarda kullanılan sunum materyalleri ve sunum dosyaları mutlaka WALD logosu içerir ve kurumsal kimliğin görünürlüğü bu materyallerde de sağlanır.

06.15. Sosyal medya hesaplarının yönetilmesi vakfın iletişim ekibinin sorumluluğundadır. Paylaşımlar; WALD çalışmalarından haberler, kurumsal kimliğin tanınırlığını arttırmak, çalışılan alan ve amaçla ilgili bilgileri yaygınlaştırmak, bağışçı, destekçi ve gönüllülere ulaşmak, iş ilanlarını yaygınlaştırmak gibi geniş bir amaç yelpazesini kapsar.

06.16. Tüm çalışan, gönüllü, stajyer, danışman ve uzmanlardan WALD sosyal medya hesaplarını izlemeleri ve bu hesaplara tanınırlık ve bilinirliği arttırmak üzere katkı sağlamaları beklenir.

06.17. WALD ile ilgili bilgilerin yaygınlaştırılmasında, kurumsal tanıtım esaslarına ve tanıtım stratejisine uygunluğun sağlanması için öncelikle kurumsal sosyal medya hesaplarından veya web sitesinden paylaşım yapılması, sonra çalışma ekibi tarafından bu paylaşımların yaygınlaştırılması temel prensiptir.

06.18. Ekip, etkinlik görsellerini WALD resmî hesaplarında paylaşmadan yaygınlaştıramaz.

06.19. WALD tanıtım ve görünürlük politikası ihlallerinde iletişim ekibi ve Yönetim Kurulu tarafından inceleme ve müdahale yapılır. Bu durumlarda Avrupa Birliği mevzuatı da dikkate alınır.

07.   Yürürlük:

07.01. WALD Tanıtım ve Görünürlük Politikası; WALD Yönetim Kurulu tarafından onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. Konu ile ilgili her türlü bildirim ve şikâyette WALD Yönetim Kurulu muhatap kabul edilir.