Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı (WALD)
Çıkar Çatışması Politikası

Çıkar Çatışması Politikası, Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı’nın (WALD) bünyesinde çalışan, üye, gönüllü gibi çeşitli suretlerde faaliyet gösteren kimselerin ve işbirliği yapılan kuruluşların arasında çıkabilecek çıkar çatışmalarını önlemek ve bu konuda gerekli tedbirleri almak için düzenlenmiştir.

WALD, farklı çalışma modellerini esas alarak çalışmalarını yürütmektedir. WALD, vakıf bünyesinde ve yürütmüş olduğu projeler kapsamında zaman esaslı; tam zamanlı, yarı zamanlı, % yüzde zamanlı gibi ve iş esaslı; uzaktan çalışma, evden çalışma, yarı evden çalışma, süreli ve tanımlı iş üzerinden çalışma gibi farklı seçeneklerin olması, WALD ekibinden olan bazı kişilerin farklı kurum ve kuruluşlar ile iş ilişkisi kurmasına da olanak vermektedir.

Aynı zamanda farklı kuruluşlarda çalışan kişilerin kendilerinde topladıkları bilgi, beceri, ilişki ağları ve deneyimlerini kuruluştan kuruluşa aktarmaları kaçınılmazdır.

WALD Çıkar Çatışması Politikası, bu durumun kaçınılmazlığının aynı zamanda olumlu etkilerinin de farkında olarak hazırlanmıştır.

WALD Çıkar Çatışması politikası; beyanı ve karşılıklı güveni esas alır.

Amaç:

Bu dokümanın amacı WALD çalışmaları kapsamındaki iş ve projelerde yer alan veya tam zamanlı çalışan kişilerin, çalışma süreçlerinde karşılaşabilecekleri çıkar çatışması doğurabilecek durumları tanımlamak ve ilgili durumlarda kişilerin ve kuruluşun zarar görmesini engellemek için sınırlar çizmektir.

Kapsam:

Çıkar Çatışması Politikası; WALD Yönetim Kurulu dâhil olmak üzere tüm üyelerini, çalışanlarını, gönüllülerini, iş birliği yapılan kurum ve kuruluşlar ile ortak çalışanlarını, hizmet alınan danışman, mali müşavir, hukukçu, bağımsız uzmanları ve WALD adına temsil yetkisi verilen her bir kişiyi kapsar.

Tanımlar:

WALD ekibinden bir kişinin, kişisel çıkarları ya da ilişkili olduğu tarafların çıkarları ile WALD’ın çıkarları arasında farklılık-çekişme-çatışma olasılığı söz konusu olduğunda ve bu kişi aynı zamanda WALD’da karar verici veya kararı etkileyebilir bir konumda ise ortaya çıkan durum çıkar çatışmasıdır.

WALD ekibinden bir kişinin, WALD ile üçüncü bir kişi ya da kuruluş arasındaki ilişkiyi yönettiği veya etkileyebildiği bir durumda söz konusu üçüncü kişi veya kuruluşun sahibi, ortağı, yöneticisi veya akrabalığının olması veya buna benzer bir ilişkisinin olması çıkar çatışmasıdır.

WALD ekibinden bir kişinin, maddi karşılığı veya kişisel bir yarar beklentisi olabilecek üçüncü bir taraf ile bir sözleşmeyi onaylaması veya satın alma işleminin onay sürecinde yer alması ya da destekliyor pozisyonda olması çıkar çatışmasıdır.

WALD ekibinde zaman esasına göre çalışan bir kişinin, benzer nitelikteki başka bir kuruluşta zaman esaslı olarak ya da mesai esasına dayanmayan bir şekilde çalışması da çıkar çatışmasıdır.

WALD ekibinden iş esasına göre çalışan bir kişinin, benzer nitelikte başka bir kuruluşta zaman esaslı olarak ya da mesai esasına dayanmayan bir şekilde çalışması da çıkar çatışmasıdır.

WALD ekibinden bir kişinin, eşzamanlı olarak WALD’ın iş yaptığı ticari kuruluşlar, iş birliği yaptığı STK ve kamu kuruluşları ve bağışçıları için ücretli veya gönüllü olarak çalışması çıkar çatışmasıdır.

WALD ekibinden bir kişi veya ilgili olduğu tarafın, WALD taşınmazları, araç gereçleri, verileri ve insan kaynaklarının kullanılması ile oluşan fırsatlardan yararlanması çıkar çatışmasıdır.

Görev ve Sorumluluklar:

WALD Çıkar Çatışması Politikasının uygulanması, takibi ve güncellenmesi, çalışanların bilgilendirilmesi ve bu politikaya uyulup-uyulmadığını takip edecek sistemlerin oluşturulması WALD Yönetim Kurulu’nun yetki, görev ve sorumluluğundadır.

Çıkar Çatışması Politikası, WALD Davranış Kuralları’nda yer almaktadır. Her çalışan, gönüllü, hizmet alınan uzman ve iş birliği yapılan kişinin Çıkar Çatışması Politikasını bilmesi ve çıkar çatışması politikasını da kapsayan Uyum Beyanı’nı imzalaması gerekir.

İş birliği yapılan Kkurum ve Kuruluşlar:

İş birliği yapılan ya da hizmet alınan kurum ve kuruluşlar ile ilişkilerde WALD çalışanları için çıkar çatışması politikasında tanımlanan durumların olup olmadığı değerlendirilir. Eğer beyan edilmiş bir durum varsa ve bu ortak çalışmayı güçleştiriyorsa ilgili kişinin iş birliğindeki pozisyonu ile ilgili değişiklik yapılabilir. Her durum kendi içerisinde özel olarak değerlendirilmelidir.

Politika ve Prosedürler:

Bildirim-Beyan:

Bir kişi WALD’da çalışmaya başlarken, aynı zamanda başka bir kurum ya da kuruluşta çalışıp çalışmadığını, kâr amacı olan ya da olmayan herhangi bir kurum veya kuruluşta yönetici olarak yer alıp almadığını, ticari bir yapı ile mülkiyet ilişkisi, ortaklık ya da gelir/kazanç sağlayıcı bir konumda olup olmadığını beyan etmekle yükümlüdür.

Bu beyanı için kendisine çıkar çatışması bildirim formu verilir.

Bir kişi WALD’da çalışmakta iken, aynı zamanda başka bir kurum ya da kuruluşta çalışmak istiyorsa, kâr amacı olan ya da olmayan herhangi bir kurum veya kuruluşta yönetici adayı ise, ticari bir yapı ile mülkiyet, ortaklık ya da gelir/kazanç sağlayıcı bir ilişkisi oluşmuşsa bu yeni durumu da beyan etmekle yükümlüdür.

Beyan hem kişinin hem de kuruluşun zarar görebilirliğini engelleyecek ya da en aza indirgeyecek şekilde düzenlemelerin yapılmasını sağlar.

WALD’da beyan ihlâli olduğu anlaşılmışsa bu durum ciddiyetle ele alınır, karşılıklı ilişkilerde güven esasını sarsacağından bu konuda taviz verilmez, devamına müsamaha gösterilmez ve ilgili usuller gereğince söz konusu kişinin iş akdinin feshine yol açabilir.

Uygulamada dikkat edilecekler:

• Vermekte olduğunuz kararları veya diğerlerine sağladığınız iş önerilerini etkileyecek çıkar çatışmasının olup olmadığını gözden geçirin.
• Verdiğiniz bir kararın sonradan bir gazetenin ön sayfasında ya da web sitesi, sosyal medya gibi mecralarda görünür olmasının nasıl karşılanacağını değerlendirin. Kamuoyu, kişisel nedenlerin dâhil edildiğini düşünüyorsa bu büyük olasılıkla bir çıkar çatışmasının oluştuğu anlamına gelir. Bu tür durumlardan sakının.
• Çıkarlarınızın WALD çıkarları ile çatıştığını düşündüğünüz herhangi bir durumu ilk fırsatta bilgilendirme yaparak kendiniz beyan edin.
• WALD Çıkar Çatışması Bildirim Formu’nu doldurmadan ve sonuç almadan, WALD’ın ticari veya iş birliği ilişkisinde olduğu herhangi bir kurum ya da kuruluş ile ikinci bir iş yapmayın, değerlendirme sonucunu ve ilgili kararı bekleyin.
• İlişkinizi beyan etmeden birisini işe almayın veya ilgili tarafın işe alınmasına neden olmayın, işe alma kararı verecek olan kişiyi görüşlerinizle yönlendirmeyin.
• WALD ile sözleşmenizde belirtilen çalışma esasları ve belirlenen saatler dışında zamanınızın veya ilginizin bir bölümünü gerektiren başka bir iş veya sorumluluğu yüklenmeyin.
• WALD’daki pozisyonunuz gereği keşfettiğiniz kişisel kazanca yönelik iş fırsatlarını durumu beyan etmeden kullanmayın.

Politika ihlâllerinin bildirimi için yazılı geri bildirim ve şikâyet sistemi oluşturulmuştur.

Politika ihlâllerinin saptanması ve/veya bildirimi durumlarında yönetim kurulu inisiyatifi ile soruşturma kurulu oluşturulur, soruşturma süreci esaslarına uyulur.

Yürürlük:

WALD Çıkar Çatışması Politikası; WALD Yönetim Kurulu tarafından onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. Konu ile ilgili her türlü bildirim ve şikâyette WALD Yönetim Kurulu muhataptır.