Soruşturma Sistemi

Dünya Yerel Yönetim ve Demokrasi Akademisi Vakfı (WALD)

Soruşturma Sistemi

 

WALD çalışmalarında ve herhangi bir konu veyahut durumda WALD adına çalışan kişilerde, kurumsal politikalar ile tanımlanan çalışma kuralarına ve etik çerçeveye uymayan uygulamalar, tutum ve davranışlar, üslup ve ifadeler söz konusu olduğunda; duruma tanıklık eden ve/veya maruz kalan kişi ya da kişiler tarafından geri bildirim veya şikâyet sonucu işletilen sisteme “soruşturma sistemi” adı verilmektedir.

 

Amaç:

Soruşturma sisteminin amacı:

 Hizmet kalite standardını korumak,

 WALD ekibinin kapasitesini arttırmak,

 Çalışma kurallarına ve kurumsal politikalara uygunluğu sağlamak,

 Çalışmaya zarar verebilecek tutum ve davranışları uzaklaştırmak,

 Yararlanıcılara, çalışma ekibine, donörlere, resmi kurumlara ve WALD’un içinde yer aldığı çalışma ağlarına/platformlara karşı hesap verebilirlik,

WALD uygulamalarının uluslararası insani yardım standartlarına, çocuk koruma politikalarına, insan hakları, kadın hakları, çocuk hakları, bağışçı hakları sözleşmelerine uygunluğunu sağlamak,

 Yasadışı tutum ve davranışları engellemektir.

 

Sorumluluk:

WALD ekibinden olan gönüllü ya da ücretli çalışan herkes, gönüllü ya da ücretli çalışan herhangi bir şikâyet söz konusu olduğunda soruşturma süreci kapsamında ele alınır.

 

WALD Yönetim Kurulu,

 Şikâyet ve geri bildirim almak için sistem kurmak,

 Hakkında şikâyet bulunan kişinin haklarını da koruyarak değerlendirmek,

 Hakkında şikâyet bulunan kişiye savunma hakkı tanımak,

 Gerekliliğini tespit ettiği durumlarda bağımsız soruşturma kurulu oluşturmak,

 Soruşturma kuruluna çalışma ortamı sağlamak,

 Soruşturma kurulunun değerlendirmesini alarak karar vermek,

 Hakkında şikâyet bulunan kişiye sonucu gerekçeli olarak bildirmek,

 Şikâyette bulunan ve geri bildirim veren kişiyi süreç ve sonuç hakkında bilgilendirmek,

 Yasa dışı uygulama tespit edildiğinde hukuki kanalları kullanmak,

 Söz konusu adımları planlamak ve organize etmekle yükümlüdür.

Yönetim kurulu üyelerinden herhangi biri hakkında şikâyet söz konusu ise, ön değerlendirme sonucu yönetim kurulu olağanüstü genel kurula gidilmesini talep edebilir. (Yönetim kurulu üyeleri 2 yıl için genel kurul tarafından seçilmektedir, değişiklik için yasal prosedürler WALD işleyişi planında ve tüzükte belirtilmiştir.)

 

Çerçeve:

Soruşturma sisteminin çerçevesi, WALD politika dokümanları, çalışma kuralları ve yasal sınırlar ile çizilmiştir.

Ekibin üyesi olan herkes işbirliği ve / veya iş akdi sözleşmesine ek olarak söz konusu dokümanlara uyacağına garanti ederek çalışmaya başlar.

Temel yaklaşımlara uygunsuz tutum ve tavırlar söz konusu olduğunda, iş akdi sözleşmesi WALD tarafından fesih edilebilecek ve yasadışı tutumların varlığı halinde hukuki yollara başvurulacaktır.

 

Yöntem:

1. Şikâyet ve geri bildirim alma sistemi:

a. Yönetim kurulu başkanı ile arasında bağı olmayan bir başvuru kişisi tanımlanır, bu kişi konu ile ilgili işe özel gizlilik sözleşmesine uyacağını kabul ederek bu işi yürütür.

b. Yazılı ya da sözlü geri bildirim ve şikâyet almak için özel bir form doldurulur.

c. İlgili e-mail ve telefon kaydı için web sayfasında, WALD ofisinde ilan edilerek bilgilendirme yapılır.

d. Şikâyette bulunan kişinin iletişim bilgileri alınır, kendisine konu hakkında inceleme yapılıp, geri dönüş yapılacağı belirtilir.

e. Şikâyet konusu açık ve ayrıntılı olarak kaydedilir.

f. Bilgiler, kişisel veri niteliği taşıdığından, diğer çalışanlardan saklı olarak yönetim kurulu başkanı ile paylaşılır.

 

2. İlk değerlendirme ve savunma hakkı:

a. İlk değerlendirme şikâyetten sonraki 48 saat içinde yapılmalı ve sonuçlandırılmalıdır.

b. Yönetim kurulu başkanı, diğer yönetim kurulu üyeleri ile ilgili durumu paylaşarak geri bildirim ve şikâyet konusunu değerlendirir.

c. Bu değerlendirme geri bildirim verilen kişinin kişilik hakları da korunarak Kurul içinde yapılır.

d. Kurumsal politikalar ve davranış kuralları ile uygunsuzluk saptandığı durumda kişi görevinden geçici olarak uzaklaştırılır.

e. Söz konusu kişiden şikâyet konusu ile ilgili açıklama yapması istenir ve bu açıklama hem yazılı ve hem de sözlü olarak alınır. Bu süreçte şikâyetçi kişinin kimlik bilgileri gizli tutulur.

f. Yönetim kurulu bu surecin sonunda 3 farklı seçenek kullanabilir:

i. Şikâyetin geçerli ve yerinde olmadığı tespit edilip, şikayet edilen kişiye gerekçeli olarak açıklandıktan sonra söz konusu kişi görevine devam eder.

ii. Şikâyetin ayrıntılı incelenmesine karar verilebilir; bu durumda yönetim kurulu bağımsız soruşturma kurulu toplamaya karar verir. Şikâyete konu olan kişinin görevinden geçici uzaklaştırıldığı süre uzatılır ve sonuç alınana kadar sahadan uzak görevlendirmesi yapılır.

iii. Şikâyetin, soruşturma kurulu soruşturmasına gerek duyulmayacak biçimde, kurumsal politikalar ve çalışma kuralları ile uygunsuzluğu saptanabilir. Bu durumda iş sözleşmesinde belirtilen iş akdinin devamını engelleyen konular kapsamında iş sözleşmesinin feshi uygulanır.

g. Oluşan her 3 durumda da netice şikâyet sahibine gerekçeli olarak sonuç bildirilir. Açıklamanın biçimi yönetim kurulu tarafından yazılı ya da sözlü olarak belirlenir.

 

3. Bağımsız soruşturma kurulu oluşturulması:

a. Bağımsız soruşturma kurulu 5 kişiden oluşur.

b. Soruşturma kurulu üyeleri, WALD üyeleri arasından ve/veya WALD dışından uzmanlıklarına göre seçilir.

c. Kişiler konu ile ilgili seçilir ve mutlaka her soruşturma kurulunda yasal çerçeveyi değerlendirmesi için bir hukukçu bulunur.

d. Konuyla ilgili olarak, uluslararası insani yardım prensipleri, toplumsal cinsiyet eşitliği, çocuk koruma politikaları, ayrımcılık ile mücadele, yolsuzluk ve rüşvet ile mücadele, şiddet ve mobbing ile mücadele, insan hakları, kadın ve çocuk hakları konularında uzmanlardan birinin ya da bir kaçının kurulda bulunması gereklidir.

e. Sağlıklı soruşturma tekniklerini uygulanabilecek deneyimde en az iki kişinin Kurulda bulunması gereklidir.

f. WALD, çalışma politikalarını, tüzük ve çalışma kurallarını soruşturma kurulu ile paylaşır; incelemede söz konusu dökumanlar ile yasal sınırların esas alınması gerektiği belirtilir.

g. Soruşturma kurulu üyelerine soruşturmanın gizliliği ile hem şikâyetçi hem de şikâyet edilenin kişisel haklarının korunması ve zarar görebilirliğinin önlenmesi için soruşturmaya özel gizlilik metni imzalatılır.

h. Soruşturma kurulu üyelerine çalışma bitiminde “huzur hakkı” ödenir. Bu bedel yıllık olarak yönetim kurulu tarafından belirlenir.

4. Bağımsız soruşturma kurulu işleyişi:

a. Soruşturma kurulu konu esnasında bir araya gelir ve konu tamamlandığında kurul olarak varlığı sona erer.

b. Soruşturma kurulu değerlendirmesi tavsiye niteliğindedir.

c.Soruşturma kuruluna, soruşturmayı neticelendirmesi amacıyla 4 haftalık süre tanınır.

d. WALD ofisinde toplantı ve görüşme yapması için kendisine alan sağlanır.

e. Kurul üyelerine ayrıntılı olarak şikâyet bilgisi ve şikâyet sahibi ile şikâyetçi olunan kişi ya da durum ile ilgili bilgiler verilir.

f. Yönetim kurulu kendi içinde bir kişiyi Kurul ile iletişimi sağlaması amacıyla için seçer.

g. Soruşturma kurulu, WALD ofisinde taraflar ve gerekli gördüğü durumlarda, ekibin diğer üyeleri ile görüşme konusunda yönetim kurulu tarafından yazılı olarak yetkilendirilir.

h. WALD ekibine Kurul hakkında bilgi verilir, ancak soruşturma konusu ve kişisel bilgiler açıklanamaz.

i. Soruşturma neticelendiğinde, WALD yönetim kuruluna gerekçeli haliyle yazılı metin halinde verilir.

 

5. Bağımsız soruşturma kurulu değerlendirmesi ve yönetim kurulu kararı:

a. Soruşturma kurulu tavsiye kararı WALD yönetim kurulunca değerlendirilir.

b. Tavsiye karar doğrultusunda üç ayrı uygulama yapılabilir:

i. Şikâyetin geçerli ve hakkaniyete uygun olmadığı gerekçeleriyle birlikte tespit edilir edilmez; söz konusu kişi eski görevine devam eder ve soruşturma kapanır.

ii. Şikâyetin kurumsal politikalar ve çalışma kuralları ile uygunsuzluğu saptanmışsa ve iş sözleşmesinde belirtilen iş akdinin devamını engelleyen konular kapsamında ise iş sözleşmesinin feshi uygulanır. Eğer yasa dışı fiil varsa hukuki yollara başvurulur.

iii. Şikâyetin kurumsal politikalar ve çalışma kuralları ile çelişkisi saptanmış ancak hem fiil hem de şikâyet konusu olan kişi açısından iyileştirilebilir durum söz konusu ise “yazılı uyarı” ve/veya kişinin iş alanının değiştirilmesi ile birlikte çalışmaya devam edilir. Personel dosyasına konu işlenir.

c. Şikâyetçi olan kişiye, sonuç, gerekçesiyle birlikte yüz yüze ya da yazılı olarak bildirilir.

d. Soruşturma, kişisel hak ihlalleri oluşmayacak şekilde kapatılır.

 

Yürürlük:

WALD Soruşturma Sistemi; WALD Yönetim Kurulu tarafından onaylandıktan sonra yürürlüğe girer. Konu ile ilgili her türlü bildirim ve şikâyette WALD Yönetim Kurulu muhataptır.